event organizer

Management Event

  

Event Organization

Disusun oleh :

Listyo Dwi Hermawan                       (15340230002)

Muhammad Kamal Hasbi  Ghufroni  (15340230001)

Merlina Fitriani                                   (14340230001)

Sulaiman Bachri Akbar                       (14340230004)

Dosen pembimbing :

Dr. Budi Supriyanto, MM, MSi

Manajemen Industri Pariwisata dan Perhotelan

Fakultas Ekonomi

Universitas Satyagama

2015/2016

Kata pengantar

Dengan menyebut nama Allah Yang maha pengasih lagi maha penyayang. Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ilmiah tentang”Event Organization”

Makalah ilmiah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini.

    Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah ini.

    Akhir kata kami berharap semoga makalah ilmiah tentang limbah dan manfaatnya untuk masyarakan ini dapat memberikan manfaat maupun inpirasi terhadap pembaca.

Hormat Kami 

Penulis            

Daftar isi

Kata pengantar            ……………………………………………………………………………    i

Daftar isi         ……………………………………………………………………………………    ii

BAB I Pendahuluan   ……………………………………………………………………………    1

a.       Latar belakang                        …………...............…………………........………………………    1

b.      Rumusan masalah       ………………………........……...………………………………………    1

c.       tujuan……………………………………………..........…...……………………………………    1

BAB II PEMBAHASAN      ………………………….…………………………………………    2

1.      Pengertian management event            …………………............…………...……………………    2

2.      Prinsip dalam membuat event             …………………………..........………………………....    2

3.      Dasar pengelolaan event         …………………………………………..........…………………    2

4.      Perencanaan sebuah event      ………………………………………………..........……………    3

5.      Jenis-jenis EO             ……………………………………………………………..........………    3

6.      Media, pemasarann dan promosi event           ………………………………………….........…    4

7.      System kerja event organization         ……………….........……………………………………    4

8.      Tahapan penyelenggaraan EO            ……………………..........……...………………………    5

a.       Konsep yang menarik dan kreatif       …………..……..……………………...     5

b.      Proses tahapan pembuatan event        ……………....………………………...     5

c.       Eksekusi event yang significant          …………...……………………………    6

BAB III PENUTUP   ………………………………………………………………………..      7

1.      Kesimpulan     ……………………………………………..........…………………………..      7

2.      Saran   ………………………………………………………..........………………………..      7

Daftar Pustaka        …………………………………………………………………………..      8

BAB I PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Event Organizer (EO)  adalah istilah untuk penyedia jasa professional penyelenggaraan acara yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, Persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dalam membuat acara

Pada dasarnya, tugas dari EO adalah membantuk cliennya untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki client, namun penggunaan jasa EO juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya professional sehingga hasilnya lebih bagus dari pada bila dikerjakan sendiri.  

Event Organizer (EO) sebagai penyelenggara perhelatan atau kegiatan apapun bentuknya, memerlukan suatu kemampuan managemen penyelenggaraan event yang profesional. 

B.     Rumusan Masalah

Apa saja yang terdapat dalam dunia EO, dan apa saja yang berkaitan dengan EO ?

C.     Tujuan

Memberikan penjelasan tentang dunia EO, dan berbagai hal yang berkaitan dengan EO

BAB II PEMBAHASAN

1.      Pengertian Event Management

Event management dapat didefinisikan sebagai mengorganisir sebuah event yang dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektif  yang kegiatannya meliputi dari konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan. Dalam event management, semua orang harus bekerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan event yang sesuai dengan harapan. Sangatlah diperlukan kekompakan pada setiap orang yang terlibat dalam tim. Dengan kata lain, Event organizer berati tidak hanya satu orang yang merasa dirinya paling hebat dalam menjalankan tugas tapi semuanya saling bergantung satu sama lain. Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.

Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara.

Menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center & Glen M. Broom (٢٠٠٦:٦)

Mengatakan bahwa fungsi manajemen ialah membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan dari organisasi tersebut. Definisi ini juga mengidentifikasi pembentukan dan pemeliharaan hubungan baik yang saling menguntungkan antara organisasi dengan public sebagai basis moral danetis.

2.      Prinsip dalam membuat event (5W +1H)

o   Why    : alasan event tersebut dibuat

o   What   : apa bentuk dari event tersebut

o   Where  : dimana event tersebut diilaksanakan

o   When   : kapan dan berapa lama event utersebut dilaksanakan

o   Who    : siapa yang akan terlibat dalam event tersebut

o   How    : bagaimmana cara untuk melaksanakannya

3.      Dasar Pengelolaan event

o   Menjalakan ide yang diwujudkan kedalam konsep event.

o   Konsep itu harus dapat ditanyakan dan mampu dijalankan dengan baik.

o   Konsep tersebut harus dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat.

4.      Perencanaan sebuah event

o   Perlu melakukan penelitian awal mengenai kelayakan suatu event termasuk dalam mengenai besarnya anggaran dann minat masyarakat mengenai event tersebut.

o   Sesuai target konsummen dari event yang digelar dan mampu berinteraksi dengan audience

o   Harus dapat menciptakan experience

o   Berbasis kreativitas, innovasi dan original

5.      Jenis-jenis Event Organizer

Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:

o   One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.

o   MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.

o   Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.

o   Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.

o   Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.

o   Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.

o   Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.

o   Komunitas Event Organizer Indonesia, media promosi event untuk event dan bermacam acara.

6.      Media,  pemasaran dan promosi event

Kemampuan untuk melobi dan bernegosiasi dengan para sponsorship atau peserta dari event tersebut. Tentu saja orang yang tergabunng dalam tim inni dapat dan mampu menjelaskan latar belakang dari event yang akan dilaksanakan dan juga benefit yang akan di peroleh dari keikut sertaan mereka dalam event tersebut. Selain itu tim pemasaran event juga dapat memberikan bahan pertimbangan atau masukan yang positif pada para costumer bila terjadi keragu-raguan.

Media promosi untuk sebuah event

o   Above the line (media cetak dan elektroik termasuk didalamnya dengan menggunakan jaringan internet)

o   Bellow the lne (brosur, leaflet, spanduk, banner, promo disuatu acara atau event yang berbeda, dsb)

o   Bekerja sama dengan organisasi pemerintahan dan organisasi kemasyarakatan maupun organisasi keagamaan atau bisa juga dengann asosiasi profesi yang memiliki sejumlah anggota yang ddapat berperan sebagai alat promosi event tersebut/

7.      Sistemm kerja Event Organization (EO)

Begitu luasnya lingkup kerja EO, sebenarnya dapat menjadi suatu alternatif profesi yang dapat menampung banyak tenaga kerja. Cara kerja EO mempunyai sistem pokok kerja yang sama dengan sistem kerja pada bidang pekerjaan yang lain. Perbedaan hanya pada tingkat klasifikasi program tersebut yang dapat diukur dari cakupan wilayah kerja program, beban kerja, dana anggaran dan SDM yang terlibat. Adapun sistem kerja EO sebagai berikut :

                  Posisi EO di antara 5 P

         Penting untuk dimengerti dimana letak posisi EO berada. Karena ini menyangkut lingkup tanggung jawab yang melekat dan menyertainya. Urutan posisi para pihak yang sesuai dengan lingkup wilayah kerja dan tanggung jawab adalah sebagai berikut :

1.      Penyandang dana. Ini dapat berupa sponsor atau instansi/perusahaan yang mempunyai ‘hajat’ dalam istilah sederhana adalah pihak yang mengeluarkan dana untuk pelaksanaan suatu program.

2.      Pelaksana.  Disinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya. Pelaksana harus bekerja keras untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak. Karena menjadi pusat dari seluruh pihak yang ada, maka pelaksana memiliki posisi yang sangat vital dan strategis.

3.      Penampil. Penampil ini salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua jenis program sangat tergantung pada para penampilnya. Contoh: kompetisi sepakbola tingkat regional, bila tidak diikuti oleh kesebelasan top, kurang mempunyai daya tarik.

4.      Penonton. Apapun program eventnya, faktor kehadiran penonton/tamu akan menjadi sangat penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil dirumah sampai dengan tingkat lomba formula satu, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur kesuksesan event.

5.      Pengamat. Ini biasanya dari kalangan pers, atau justru kawan-kawan kita      sendiri, atau siapapun yang memperoleh informasi tentang event yang kita laksanakan. Para pengamat

6.      atau orang luar mempunyai pengaruh sebagai humas  atau public relation(PR) kita secara tak lansung.

7.      Penonton. Apapun program eventnya, faktor kehadiran penonton/tamu akan menjadi sangat penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil dirumah sampai dengan tingkat lomba formula satu, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur kesuksesan event.

     Posisi diatas disebut sebagai UNSUR 5-P. kelima unsur itu harus PUAS, yang bisa tercapai berkat kerja keras UNSUR P ke 2, yaitu pelaksana yang EO. Ilmu EO tidak semata-mata dapat kita peroleh di bangku-bangku sekolah, kursus atau kuliah. Ia adalah ilmu lapangan, yang dapat diperoleh dengan praktek lansung di lapangan. Walaupun tergolong ilmu lapangan, tetapi juga perlu didasari dengan prinsip berpikir metodologi dan manajerial professional. Tanpa didasari hal tersebut hasilnya tentu kurang memuaskan.

8.      Tahapan Menyelenggarakan Event

Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:

o   Konsep yang menarik dan kreatif

o   Proses tahapan pembuatan event

o   Eksekusi event yang significant

a)      Konsep Yang Menarik Dan Kreatif

Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.

“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer).

b)     Proses Tahapan Pembuatan Event

1)      Mencari konsep yang kreatif.

2)      Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.

3)      Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.

4)      Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.

5)      Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal.

6)      Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.

7)      Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.

8)      Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.

9)      Melakukan kontrak kepada semua pihak

10)  Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara

11)  Jika diperlukan melakukan konferensi pers

12)  Melakukan publikasi

13)  Merekruit sesuai dengan kebutuhan

14)  Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi

c)      Eksekusi Event Yang Significant

1)      Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll..

2)      Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll.

3)      Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).

4)      Tepat waktu.

5)      Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.

6)      Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.

7)      Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.

8)      Hasil acara diliput di media cetak / elektronik

BAB III PENUTUP

A.    KESIMPULAN

Dalam bisnis Event Organizer yang terpenting adalah bukti akan kemampuan melayani orang lain dari pada nama yang dibangun melalui biaya iklan. Dengan demikian berarti harus melalui proses bertahap. Konsistensi & persistent adalah kata yang tepat dalam memasarkan sebuah Event Organizer.

Semoga dengan tersusunnya makalah ini dapat memberikan gambaran dan menambah wawasan kita tentang  bagaimana terjun di bidang event organizer, lebih jauhnya penyusun berharap dengan memahami Event Organizer kita semua dapat memahami membangun sebuah event organizer.

B.     SARAN / MASUKAN

DAFTAR PUSTAKA

https://managementeventorganizer.wordpress.com/event-organizer/

http://managementevents.com

http://pengertianmanage-ment.blogspot.co.id/2014/08/pengertian-event-management.html?m=1

http://carlomeyners.blogspot.co.id/2014/07/makalah-event-organizer.html?m=1

https://id.wikipedia.org/wiki/Penyelenggara_acara

http://evioproductions.com/jenis-jenis-event-organizer/

https://petiusang.wordpress.com/category/artikel/event-organizer/